Porque é que os emails da sua empresa vão parar ao spam

Enviou a proposta na segunda-feira. Na sexta o cliente pergunta porque é que ainda não recebeu nada. A mensagem saiu da sua caixa, chegou ao destino e foi direta para o spam, sem ninguém dar por isso. Quando acontece com propostas e faturas, é dinheiro a ficar pelo caminho.

O que decide se o email entra ou não

Antes de mostrar a mensagem, o servidor de quem recebe faz uma pergunta simples: este email veio mesmo de quem diz ter vindo? Se não conseguir confirmar, assume o pior. É assim que se trava quem se faz passar pela sua empresa, e é também o que castiga quem nunca configurou o domínio como deve ser.

Os três registos que faltam quase sempre

• SPF: a lista de quem tem autorização para enviar email em nome do seu domínio. Sem ela, qualquer servidor pode dizer que é a sua empresa.
• DKIM: uma assinatura invisível em cada mensagem, que prova que o conteúdo não foi alterado pelo caminho.
• DMARC: a instrução que diz ao servidor de destino o que fazer quando os dois anteriores falham, e que lhe permite receber relatórios de quem anda a usar o seu domínio.

Os três vivem nas definições do domínio, não dentro do email. Por isso ninguém repara que faltam: o email continua a sair, só deixa de chegar bem.

Como saber em que pé está

Envie uma mensagem de teste para uma conta Gmail sua e abra a opção de ver a mensagem original. Se aparecer falha ou ausência em SPF, DKIM ou DMARC, encontrou o problema. Vale a pena repetir o teste sempre que mudar de fornecedor de email ou de alojamento.

O que costuma resolver

• Configurar os três registos e confirmar o resultado, em vez de assumir que ficou bem.
• Enviar sempre a partir do domínio da empresa, e não de contas pessoais gratuitas.
• Separar o email das campanhas de marketing do email do dia a dia, para uma coisa não arrastar a outra.
• Confirmar que o servidor de envio não está numa lista negra por causa de outro cliente do mesmo alojamento.

Isto faz parte do que tratamos no nosso serviço de IT gerido. Se ainda está a decidir a terminação do domínio, veja também .pt ou .com para uma empresa portuguesa.